最近、仕事が忙しい。
理由は単純で、他の人が担当していた新しい仕事をすることになったから。
事情があって引き継ぎは一切なく、過去の資料を渡されて、それを見て自分で仕事を理解するスタイル。
資料自体は、前任者が使いやすいように整理してくれていたけれど、
正直、私にとってはどうも使いづらい……。
でも、これからこの仕事をやっていく以上、内容を理解するのは大前提。
そのうえで実務をまわしていかなきゃいけない。
そんなこんなで、急に増えた業務でバタバタしはじめた私。
今までと同じ時間内で仕事を終わらせるために、まず手をつけたのは――？
書類整理
私が最初にやったのは、とにかく書類の整理。
新しい仕事の書類にざっと目を通して、すぐにアスクルでファイルとインデックスを発注。
書類がすぐに取り出せないと、1分で終わる仕事が3分かかる。
積み重なると、かなりの無駄になる。
ついでに、これまでの仕事の書類の保管方法も見直す。
新しい仕事の資料とまとめておいた方が使いやすいか？
それとも別々にしておいた方がいいか？
たとえば、既存の支払業務に加えて新しい仕事にも支払いがあるなら、
支払準備を同時に済ませられるように、同じ場所に書類をまとめたほうが効率的。
既存の書類についても、改めて「誰が見てもわかるか？」を意識して整理しなおす。
忙しいと、どうしても“その日に終わらない仕事”が出てくるもの。
そのときに未処理の書類がどこにあるのか分からないと、
自分が不在の間に必要になったとき、他の人に迷惑をかけてしまう。
だから、忙しいときこそ、未処理前提で整理しておく。
誰が見てもわかる場所に「未処理ファイル」を作っておくだけでも安心感が違う。
処理が間に合わないのは仕方ない。
でも、どこにあるか分からないのは困る。
他の人に迷惑をかけないためにも、書類整理は大事。
書類整理ついでに手元の事務用品も見直す。
よく使う付箋は手元に残して、
ほとんど使っていない「電話がありました」みたいな付箋はキャビネットへ。
机の中には、よく使うものだけ。
これを徹底するだけで、だいぶ快適になる。
整理整頓することで、自分の作業効率が上がる。
実際の手順
実際に業務が増えたとき、私がどうやって書類整理しているか。
流れとしてはこんな感じ👇
ちなみに、書類整理を考えている暇なんてないって人に。
私の場合は、仕事で銀行の窓口に行く待ち時間や通勤電車で考えたりしている。
考えるだけなら、隙間時間でどこでもできる。
誰が使う書類なのか？
自分だけが使うのか、他の人も使うのかで整理の仕方が変わる。
たとえば、自分と相手の両方が頻繁に使う書類を同じファイルにしてしまうと、
タイミングがかぶったときに使いづらい。
そういうときは、相手の分だけ別ファイルにしてしまうのもアリ。
もし同じファイルにするなら、
・どんなファイルにするか
・インデックスはどう分けるか
決めた時点で、あらかじめ相手に確認しておいた方が無駄がない。
どのくらいの使用頻度か？
自分しか使わない場合は、使用頻度で置き場所を決める。
たとえば、ほぼ毎日使うなら手元に置く。
週1回しか使わないならキャビネットでOK。
ざっくりでもいいので、自分の仕事を全部書き出して、
時間をかけている順に番号をつけてみる。
一番時間をかけている業務に必要な書類は、なるべく近くに。
あまり使わない書類は、手元に置かない方がすっきりする。
「ちょっと調べて」と頼まれるときに必要な書類
私は事務なので、よく「これってどうなってた？」と聞かれる。
そういう“頼まれごと”はなるべく早く対応したいので、
そのときによく使う書類も手の届くところに置くようにしている。
どのように仕事を進めるか？
たとえば火災保険のファイルなら、
現契約の一覧と、これから契約予定の見積をセットでまとめておくと便利。
保険屋さんが来たとき、見積を見ながら契約を進められるし、
更改が近い契約をすぐに見つけて、新しい条件で見積もり依頼もしやすい。
請求書と見積書も、照合しやすいように同じファイルにまとめてインデックスをつけるとラク。
このように、実際の業務の流れをできるだけ細かく想像することで、あとでバタバタしにくくなる。
まとめ
仕事が急に増えると、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と焦りがち。
でも、ちょっと立ち止まってみてほしい。
仕事が増えるってことは、今までと同じやり方じゃ時間が足りないということ。
だからこそ、やり方を見直すチャンス。
忙しいときほど、身の回りの整理整頓をするだけで、自分の仕事を客観的にとらえ直すことができる。
その結果、無駄な時間をカットできて、
“仕事が早い人”にまた一歩近づけると思う。
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