📋 この記事でわかること
- Excelの時短、何から始めるべきか
- ショートカットキーを最短で身につける方法
- おすすめ講座とその活用法
この記事の対象になる人
- Excelを仕事で毎日使っている
- でもCtrl+C・Ctrl+V（コピペ）くらいしか使っていない
- 時短したいけど、何から始めればいいかわからない
Excelをまだほとんど使ったことがない人は、まず基本操作から始めるのがおすすめです。この記事は「一応使えるけど、もっと速くなりたい」という人に向けて書いています。
ショートカットキー・関数・マクロって何？
① ショートカットキー
マウスを使わず、キーボードだけで操作を完結させる方法のことです。
たとえばAlt→H→B→Aを押すだけで、選択した範囲すべてに罫線を引けます。マウスでメニューを探す手間がなくなります。
② 関数
Excelにもともと入っている「自動計算・加工ツール」のことです。
たとえば「兵庫県」と「神戸市」と別々のセルに入力された文字を、=CONCATで「兵庫県神戸市」とひとつにつなげることができます。手作業でコピペする必要がなくなります。
③ マクロ（VBA）
毎月行う繰り返しの決まった作業の手順をExcelに覚えさせて、ボタン1つで自動でやらせる仕組みのことです。大量のExcelからExcelへの転記作業などに特に有効です。
一度設定してしまえば、来月以降はボタンを押すだけで終わります。
3つの違いをわかりやすく説明すると
料理で例えると、ショートカットキーは「包丁の使い方が上手くなること」。切る作業は自分でやるけど、スピードが上がります。関数は「レシピ通りに計算してくれる計算機」。マクロは「ロボットに料理を任せること」で、手順を覚えさせたらボタン1つで全部やってくれます。
| 何が変わる | 具体例 | 難しさ | |
|---|---|---|---|
| ショートカット | 手の動きが速くなる | 罫線引き・列幅調整・桁区切りがキーボードだけで完結 | ★ 簡単 |
| 関数 | 計算・加工を自動化 | 別々のセルの文字をつなぐ、条件に合う金額だけ合計する | ★★ 少し勉強が必要 |
| マクロ | 作業丸ごと自動化 | 毎月の転記作業・同じ形式の請求書を大量作成 | ★★★ 時間がかかる |
難しさが★ひとつのショートカットキーから始めるのが正解です。毎日使うから、少しの差が積み重なって大きな時短になります。
特にノートパソコンでタッチパッドを使っている人は、効果を感じやすいです。タッチパッドの手間がまるごとなくなります。
ショートカットキーの身につけ方
ショートカットキーは、頭で覚えるものではなく体に染み込ませるものです。
タイピングと同じです。最初は意識していたキーの位置も、使い続けるうちに考える前に指が動くようになります。ショートカットキーも同じで、使い続ければ自然と体が覚えます。
勉強だけで終わらせると忘れます
動画を見て「なるほど！」と思っても、職場で使わずにいると1週間で忘れます。動画で1セクション終わったら、その日の仕事でさっそく使いましょう。それだけで定着率が全然違います。
最初は遅くて当然
使い始めはマウスより遅く感じます。でもそこをぐっとこらえて頑張ってください。最初はキーを思い出したり調べたりしながらで時間がかかりますが、ショートカットキーを身につけた後、そんな差はすぐに取り戻せます。
私がやっていた勉強法
- 動画講座を1セクション見る（20〜50分）
- 習ったキーをGoogleKeepにメモする（ログインすれば職場のPCからも見られる）
- 翌日から職場で使ってみる
- 忘れたらメモを見る→これを繰り返す
全部覚える必要はありません。よく使うものを8割覚えていれば十分です。
本より動画講座がおすすめな理由
本をめくりながらパソコンを操作するのは、想像以上にやりにくいです。画面と本を交互に見るだけでストレスになり、途中で挫折してしまう人も多いです。
動画なら画面を見ながらそのまま真似できるので、ストレスがありません。
YouTubeよりUdemyをおすすめする理由
YouTubeにも無料動画はたくさんあります。ただ、有料のものには有料のクオリティがあります。
良い講師の講座は、必要なところに絞って簡潔に説明されているので無駄がありません。またUdemyは購入者のレビューがついているので、実際に学んだ人の評価を確認してから買えます。
「自分に合った動画をYouTubeで探す時間」を買ったと思って、Udemyに課金することをおすすめします。
おすすめ講座
私が実際に使って効果を感じた講座はこちらです。
この講座が他と違う3つのポイント
- 実際の仕事の流れに沿って練習できる 「表に罫線を引く」「数字を見やすく整える」など、仕事でよくある操作に沿って練習するので、実際に使うときのイメージがしやすい。
- 反復トレーニングで確実に身につく 見るだけで終わらず、「ゆっくりエクササイズ」「エクササイズ」と段階的な練習メニューがついている
- アルファベットの意味から覚えるので忘れにくい 英単語を語呂合わせで覚えた経験がある人は多いはずです。この講座も同じで、BはBorder（罫線）のBというように、意味と一緒に教えてくれる
時間がない人向けの受け方
全4時間・7セクション構成ですが、まとめて見る必要はありません。
- セクションは20〜50分単位。今日の空き時間に合わせて選べばOK
- 各セクションは「①イントロ→②講義→③ゆっくりエクササイズ→④エクササイズ」の順
- 時間がない日は①②だけ通勤中に見ておき、夜10分でエクササイズをやるだけでもOK
私が特に気に入っているショートカットキー
実際に使って便利だったものを紹介します。（）内は覚え方です。
⌨️ おすすめショートカットキー（覚え方つき）
| 操作 | キー | 覚え方 |
|---|---|---|
| 列幅の自動調整 | Alt → H → O → I | 「Altホイ」 |
| 数字を桁区切りに | Alt → H → K | 「AltHカンマ」 |
| 全罫線を引く | Alt → H → B → A | 「AltHボーダーオール」 |
| 外枠だけ罫線を引く | Alt → H → B → S | 「AltHボーダーソトワク」 |
今でも列幅を調整するとき、心の中で「Altホイ」とつぶやいています。覚えようとしたわけじゃなく、使い続けたら自然とそうなりました。
- 列幅調整：ちまちまマウスで調整していたのが → 1秒に短縮
- セル結合：一番上を結合してコピーして…とマウスを動かしていたのが → キーボードだけで3秒で終わる
📌 この記事のまとめ
- ショートカットキー・関数・マクロの中で、まず始めるべきはショートカットキー。難しさ★ひとつで効果をすぐ感じられる
- 身につけ方は「見たらすぐ使う」だけ。使いながら覚えるのが最短ルート
- YouTubeをさまようより、トレーニング教材つきの講座を1本やり込む方が断然早く身につく
- 全部覚えなくていい。よく使うものを8割覚えれば十分
- 今の会社だけでなく、Excelを使う限り一生使えるスキル
「大した効果ないよ」と思っている方こそ、まずやってみてください。同じ仕事でも、今までと違う景色が見えてきます。
コメント